Perusahaan yang memiliki sertifikasi ISO memiliki keuntungan dalam menjalankan bisnisnya. Sertifikasi ISO membuat perusahaan memiliki pengakuan resmi dan kepatuhan terhadap standar internasional tertentu. Dalam mempertahankan sertifikasi ISO, dibutuhkan komitmen dan upaya secara berkelanjutan. Sebelumnya, simak 10 tips raih sertifikasi ISO yang benar!
Hal ini berlaku untuk perusahaan yang ingin terus berkomitmen dan mempertahankan keunggulannya. Untuk mempertahankan sertifikasi dan memenuhi persyaratan standar ISO, Anda harus melakukan beberapa langkah ini secara teratur.
Cara Mempertahankan Sertifikasi ISO
Ada beberapa cara untuk mempertahankan sertifikasi ISO, seperti:
1. Melakukan Surveillance Audit Internal
Audit Internal Berkala oleh Tim Internal
Melakukan audit internal secara berkala seperti memilih tim auditor internal, melakukan perencanaan audit, dan meninjau dokumentasi terkait sistem manajemen untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ISO. Selain itu, melakukan identifikasi dengan jelas dan melakukan dokumentasi ketika tidak menemukan masalah.
Memantau Implementasi Sistem Manajemen
Memantau implementasi manajemen bisa dilakukan dengan cara menetapkan indikator kinerja kunci yang relevan, menyimpan rekam jejak dokumentasi, mengukur kinerja organisasi, membuat hasil laporan pemantauan, dan menindaklanjuti hasil pemantauan.
2. Meninjau Ulang Sistem Secara Berkala
Identifikasi Perubahan Sistem Manajemen
Melakukan Identifikasi perubahan sistem manajemen dengan menetapkan jadwal tinjau ulang sistem secara berkala sesuai dengan persyaratan standar ISO dan kebutuhan organisasinya.
Meninjau Ulang Kebijakan dan Prosedur
Meninjau ulang kebijakan dan prosedur dilakukan dengan menetapkan jadwal rutin, melibatkan tim yang terlibat pada sertifikasi ISO, memastikan kebijakan sesuai berdasarkan standar ISO, dan mengevaluasi kinerja. Setelah itu, dilanjutkan dengan mengidentifikasi kebutuhan perubahan, pembaruan dokumentasi, meninjau kebijakan, dan prosedur sesuai dengan praktik yang diharapkan organisasi atau perusahaan.
3. Memperbarui Sistem Manajemen
Menyesuaikan dengan Standar ISO Versi Terbaru
Menyesuaikan standar ini bisa diwujudkan dengan melakukan pemahaman dengan perubahan yang ada, mengidentifikasi ruang lingkup perubahan, merencanakan implementasi perubahan dengan cermat, hingga melibatkan tim manajemen.
Perbarui Dokumentasi Sesuai dengan Perubahan
Melakukan pembaruan terhadap dokumentasi bisa dilakukan berdasarkan identifikasi perubahan dokumentasi, merencanakan pembaruan dokumentasi, melibatkan pemangku kepentingan dan pihak terkait dalam pembaruan sistem manajemen. Proses selanjutnya adalah merevisi kebijakan dan prosedur, mendokumentasikan setiap perubahan, memastikan dokumen bisa dipahami, mendistribusikan dokumen baru, menyediakan pelatihan terhadap karyawan hingga melakukan pemantauan implementasi memperbarui dokumentasi sesuai perubahan.
4. Pelatihan dan Kompetensi Personel
Pelatihan Personel secara Berkala
Pelatihan ini bisa dilakukan melalui mengidentifikasi apa saja kebutuhan organisasi dengan adanya pelatihan, merencanakan jadwal pelatihan, memilih metode pelatihan yang efektif, melibatkan pemangku kepentingan utama hingga menyusun materi pelatihan.
Uji Kompetensi Pekerja Terkait
Uji kompetensi pekerja terkait dilakukan dengan cara menentukan kriteria kompetensi yang sesuai dengan peran dan tanggung jawab pekerja terkait dengan sistem manajemen ISO.
5. Mengatasi Temuan Ketidaksesuaian
Temuan dari Hasil Surveillance Internal dan Eksternal
Temuan yang tidak sesuai dengan hasil survailen internal dan eksternal bisa diatasi dengan mengidentifikasi temuan ketidaksesuaian, memprioritaskan temuan, membuat tim penanganan ketidaksesuaian, hingga menganalisis penyebabnya.
Melakukan Tindak Koreksi dan Pencegahan
Memastikan tindak koreksi bertujuan untuk menghilangkan dampak negatif dari temuan tersebut, verifikasi dan validasi efektivitas tindakan koreksi, identifikasi dan perbaikan proses yang mungkin menyebabkan ketidaksesuaian, melakukan analisis penyebab, hingga mengimplementasikan tindakan pencegahan.
6. Meninjau Kinerja Sistem secara Keseluruhan
Mengkaji Efektivitas Sistem Manajemen
Mengkaji efektivitas sistem manajemen dilakukan untuk menetapkan jadwal untuk tinjauan kinerja, mempersiapkan data dan informasi, mengidentifikasi pencapaian tujuan, dan mengevaluasi efektivitas setiap proses.
Visi dan Rencana Perbaikan Berkelanjutan
Visi dan rencana perbaikan ini sesuai dengan pembentukan visi, mengidentifikasi tren industri dan standar baru, melibatkan pemangku kepentingan, menetapkan tujuan dan target, mengidentifikasi prioritas perbaikan hingga pemantauan kinerja berkelanjutan.